SKENARIO 1

MEMBUAT SURAT PENAWARAN KEPADA SUPPLIER

Prosedur pertama yang dilakukan oleh pelanggan yaitu CV. Arya Duta dengan meminta penawaran barang atau jasa yang dibutuhkan kepada penjual sebagai penyedia barang dan jasa.

CV. Arya Duta akan mengirimkan surat permintaan penawaran kepada supplier kita yaitu PT Kertas Basuki Rachmat Indonesia berupa RFQ yang diberikan kepada pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran. Di dalam Quotation biasanya berisi:

• Mengisi Product yang ingin dibeli sepert HVS, Art Paper, Matt Paper dll.
• Di kolom Description, berfungsi untuk menjelaskan lebih detil product apa yang di beli.
• Pada Scheduled Date, CV. Arya Duta menentukan kapan barang akan dikirim.
• Setelah menentukan kapan barang akan di kirim, lalu menentukan jumlah product yang ingin di beli di kolom Quantity, pada odoo tersebut CV. Arya Duta membeli HVS dengan jumlah 85.
• Kemudian di dalam Unit Price merupakan harga satuan product, dari PT Kertas Basuki Rachmat Indonesia harga HVS satuannya itu Rp.10.000.
• Sehingga pada kolom Subtotal pada baris product HVS, dengan membeli HVS jumlah 85 dan harga satuannya Rp.10.000 maka, Subtotal Rp.85.000.

Pada akhir transaksi, diketahui jumlah Subtotal apa saja product yang di beli pada Untaxed Amount yaitu sebesar Rp.10.540.000. Karena kita tidak menggunakan Taxes maka di ketahui Rp.0.

Setelah RFQ berhasil dikirim ke email nanti akan menerima bid received yang berarti surat tawaran sudah di terima oleh supplier kemudian akan muncul berupa konfirmasi order atau pesanan.

Selanjutnya kita akan menerima Invoice dimana form tersebut memberikan informasi tentang nama supplier, tanggal pesan, alamat pengiriman, detail produk yang dipesan beserta harga, jumlah barang, dan estimasi tanggal diterima perusahaan, informasi tentang pengiriman dan invoice atau surat penagihan. Setelah surat penagihan muncul maka data akan di validasi. Jika data telah valid maka akan muncul tentang jumlah total pembayarannya dengan mengisi metode pembayarannya yaitu melalui bank /transfer setelah itu done yang berarti telah selesai.

SKENARIO 2

PROSES PEMBELIAN

Pada skenario ke 2 ini setelah tahap RFQ selesai maka ada proses pembelian barang atau yang biasa disebut Purchase order.

Purchase order (PO) adalah Proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui. Proses yang terjadi didalam PO meliputi bidding/ tawaran untuk pemilihan supplier termasuk didalamnnya tentang detail kontrak, seta penertbitan Po itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak supplier.

Pada kasus ini CV Arya Duta memesan barang sesuai dengan kesepakatan pada quotation. terdapat 6 aktivitas PO yang telah dilakukan. Setelah itu menkonfirmasi pembelian di purchase confirmed.